Dans un secteur où la réactivité, la conformité réglementaire et la maîtrise des coûts sont essentielles, les entreprises d’ambulances et de transports sanitaires doivent s’appuyer sur des outils fiables. Parmi ces outils, la géolocalisation professionnelle est devenue un incontournable, notamment pour assurer la prise en charge des trajets par la CPAM et garantir une facturation conforme, précise et sécurisée. Elle permet non seulement d’améliorer l’organisation opérationnelle, mais aussi de répondre aux exigences croissantes de l’Assurance Maladie en matière de traçabilité.
Dans cet article, vous découvrirez pourquoi la géolocalisation est devenue un enjeu majeur pour les entreprises de transports sanitaires et comment y faire face.
Pourquoi utiliser la géolocalisation ?
L’utilisation d’un système de géolocalisation dans une entreprise d’ambulances et transports sanitaires est devenu un levier stratégique pour optimiser les opérations, réduire les frais, améliorer la prise en charge des patients et simplifier la gestion administrative dont la facturation.
Mais au-delà des aspects organisationnels, la géolocalisation joue désormais un rôle clé dans la relation avec l’Assurance Maladie (CPAM).
1. Un enjeu de conformité : sécuriser les trajets pris en charge par la CPAM
La CPAM renforce progressivement les exigences autour de la justification des trajets.
Pour tout transport sanitaire, qu’il s’agisse d’une ambulance, d’un VSL ou d’un taxi conventionné, il est indispensable de pouvoir prouver :
- l’heure de départ du véhicule,
- l’adresse de prise en charge,
- l’itinéraire réellement emprunté,
- l’heure d’arrivée à destination,
- le kilométrage exact du trajet.
La géolocalisation permet d’obtenir ces informations automatiquement, de manière infalsifiable et de les archiver en cas de contrôle administratif. Cela protège l’entreprise contre les litiges et facilite le traitement des dossiers par la CPAM.
2. Optimiser la facturation grâce à des données fiables
La facturation des transports sanitaires nécessite une précision absolue. Une erreur dans les distances parcourues peut entraîner :
- un refus de remboursement,
- un décalage dans la prise en charge,
- une perte financière pour l’entreprise.
Grâce à la géolocalisation embarquée, les trajets sont enregistrés en temps réel et les distances précises sont automatiquement calculées.
Résultat : une facturation juste, homogène et conforme aux exigences CPAM.
Cette précision fait de la géolocalisation un outil majeur pour toutes les entreprises cherchant à renforcer leur fiabilité et à optimiser leur gestion comptable.
3. Meilleure organisation opérationnelle
Au-delà de la relation avec la CPAM, la géolocalisation apporte de nombreux bénéfices internes :
- Vision en temps réel de la flotte
- Optimisation de la répartition des interventions
- Réduction des kilomètres inutiles
- Meilleure ponctualité
- Sécurité renforcée pour les équipes
Elle permet de gérer les urgences, les imprévus et les demandes de dernière minute avec une fluidité, ce qui aurait été impossible sans localisation exacte des véhicules.
CPAM, traçabilité et contrôles : pourquoi la justification des trajets devient indispensable
Le partenariat entre les ambulanciers et la CPAM repose sur un cadre strict visant à garantir des prestations conformes et vérifiables. Ces dernières années, les contrôles de l’Assurance Maladie se sont accrus pour lutter contre les erreurs (volontaires ou non) de facturation. Il est désormais courant que la CPAM demande :
- la preuve du trajet effectué,
- la cohérence entre le BSV et la distance parcourue,
- la justification d’un détour ou d’un écart kilométrique,
- des archives sur plusieurs mois.
Un système de géolocalisation certifié permet de répondre à ces demandes sans perte de temps.
Fonctionnalité phare : export des trajets CPAM au format GPX.
Le format GPX est un standard compatible avec tous les logiciels, les trajets peuvent être intégrés dans :
- les logiciels de facturation ambulance,
- les outils comptables,
- les logiciels spécialisés transport sanitaire.
Plus besoin de rentrer manuellement ni de recomposer un trajet approximatif : tout est fiable, précis et certifiable. Cette automatisation permet de gagner du temps lors de la facturation.
Comment fonctionne la récupération automatique des trajets ?
- Les véhicules sont équipés d’un boîtier ou d’une application de géolocalisation.
- Chaque trajet est enregistré avec son heure, sa durée, la distance parcourue et la trace GPS.
- Le système détecte les trajets liés à une prise en charge CPAM (selon votre organisation interne : BSV, mission, appel dispatching…).
- L’utilisateur télécharge les trajets au format GPX en un clic.
- Il importe les fichiers dans son logiciel de facturation qui pré-remplit alors les distances et les informations nécessaires.
L’intégration devient fluide, rapide et sécurisée.
Les bénéfices concrets pour votre entreprise d’ambulances
Pour la gestion quotidienne
- Planification optimisée
- Vision en temps réel de la flotte
- Réduction des kilomètres parcourus
- Meilleure réponse aux urgences
Pour la facturation CPAM
- Trajets certifiés
- Données fiables pour les remboursements
- Moins de litiges
- Preuves disponibles en cas de contrôle
- Intégration GPX automatisée
Elle protège l’entreprise en apportant une traçabilité totale, valorisée dans les audits.
Pour la rentabilité
- Moins de temps administratif
- Optimisation carburant
- Amélioration du taux de prise en charge
- Réduction des erreurs de facturation
GéolocPro vous conseille et vous aide pour la gestion au quotidien
Pour la facturation de vos prises en charge, GéolocPro vous permet de suivre les déplacements avec prise en charge de vos ambulances et de les dissocier des « simples » déplacement ne devant par faire l’objet d’une facturation. Notre solution, compatible avec de nombreux logiciels de facturation CPAM, vous apporte la preuve des déplacements réalisés avec les heures de départ et d’arrivée, les relevés de kilomètres réels. Différents formats peuvent être utilisés pour la transmission des détails de trajets à votre logiciel de facturation (GPX « GPS eXchange Format », Excel ou CSV). Vous pouvez ainsi augmenter le niveau de prise en charge de vos transports sanitaires par la CPAM.
La grande nouveauté qui fait la force de GéolocPro est la capacité de :
✔ identifier automatiquement les trajets concernés par une prise en charge CPAM
✔ les enregistrer avec toutes les données requises
✔ les exporter en fichiers GPX prêts à être importés dans votre logiciel de facturation
